Интервю на служители на TIMOCOM, които се занимават със събирането на вземания
Така в действителност функционира събирането на вземания в логистиката
От много години TIMOCOM предлага за своите клиенти услуга за събиране на вземания, за да бъде надежден партньор при неплатени фактури. В тази статия в блога ние даваме думата на служители на TIMOCOM, които се занимават със събирането на вземания, за да ни разкажат за своята ежедневна работа в международния логистичен бранш. Вижда се, че; тя понякога е забележителна и коства нерви, но е винаги напрегната и разнообразна. Джефри Бладиер, Дениз Бехт и Юлиан ван Ахтер споделят опита си, разбиват някои клишета и показват какъв успех може да бъде постигнат в света на бизнеса с дипломация и разбирателство.
Нашата политика по отношение на работата е: Ние сме медиатори и решаваме конфликти. В 86% от случаите ние успяваме и през последната година бяхме посредници по събиране на просрочени задължения на стойност повече от 33 милиона евро. Това ни показва, че сме наистина полезни за нашите клиенти.
Как протича един „стандартен случай“ при събирането на вземания?
Дениз: Възлагането се случва онлайн, при което автоматично се генерира досие, което след това ще се обработва. По време на събирането на вземания кредиторът предоставя документи, като например неплатена фактура. След това длъжникът има възможност да вземе отношение и също да представи документи, например извлечение от банкова сметка като доказателство за платена фактура. Процесът протича изцяло по цифров път – това е по-лесно и по-технологично както за нас, така и за клиентите.
Юлиан: В нашата работа става дума почти винаги за фактури за транспорт. Например, може да бъде фактура за щети. Често се случва при спор между двама търговски партньори най-напред да бъде отказано плащане по фактура. Може да има различни причини за това. Често това е израз на недоволство, което ние изясняване в разговор с всички страни. За нашите клиенти ние се опитваме да бъдем дипломатични посредници и за двете страни. Това е важно. Защото когато един кредитор представи пред нас случая си, не е задължително да има проблем.
Какви са причините за несъбрани вземания?
Юлиан: Най-напред трябва да бъде казано: Има значително по-малко конфликти, отколкото повечето хора предполагат че има при услугите за събиране на вземания. Почти винаги става въпрос за проблем в комуникацията между търговските партньори, който не е необходимо да прераства в открит конфликт. Една от най-честите ситуации, които имаме, е: Например фактурата е издадена грешно и поради това не може да бъде платена. В случая няма нежелание от страна на длъжника да плати фактурата, но например за неговата счетоводна система липсва определен номер на документ, понеже длъжникът не го е предоставел. Поради това длъжникът не е в състояние да извърши плащането.
Джефри: Различните случаи могат да имат много различни причини. Понякога има също и насрещни искания, когато например е трябвало да бъдат разменени палети, но на място е имало прекалено малко. В такива случаи може да се стигне до това, длъжникът да задържи пари, тъй като иска да му бъдат предоставени палети.
Дениз: Най-вече при големи компании може да се получат трудности поради сложността на процесите. В едно голямо предприятие превозвачът или служителят на спедиторската фирма не винаги могат да се свържат с отговорното лице. Често човек не може да се справи сам с разрешаването на комплекси случаи, понеже за малките форми това е трудно и от гледна точка на наличното време. Малките фирми често нямат счетоводство и пишат фактурите си вечер след работа, като в допълнение на това трябва сам да се занимават със събирането на вземанията си. В такъв случай често не си заслужава успоредно с ежедневната си работа да се занимаваш и с управлението на събирането на вземания. Затова те тогава използват услугата за събиране на вземания на TIMOCOM. Преди всичко защото таксите са посочени на нашия уебсайт. Всеки може да се информира предварително колко ще струва помощта за събирането на вземания. Това си заслужава когато се съпоставят времето и парите, които са необходими за това.
Джефри: Поради езиковите бариери проблемите още по-вече се услужняват. Тогава се включва услугата за събиране на вземания на TIMOCOM и ние влизаме в играта, защото можем да разговаряме с клиентите си и техните длъжници на 27 езика.
Какви са предизвикателствата пред услугата за събиране на вземания?
Юлиан: Клинтите не говорят немски, понякога и английски, просто не съществува никаква комуникация между кредитора и длъжника. Тогава помага, че в нашия екип ние говорим на много езици.
Джефри: Превозвачите и спедиторите често знаят малко за това какви са техните права и задължения. Тогава ние разсяваме какво трябва да бъде направено и какво е задължително необходимо. И какви може да са последиците, ако не бъде направено.
Юлиан: Ние не можем да даваме правни консултации, но разясняваме законовото положение. Договорните или бизнес спецификите в чужбина често са непознати. Така обработването на плащанията може да се натъкне на препятствия. Ние гледаме на работата си като на предоставяне на информация за предотвратяване на последващи случаи на събиране на вземания.
Къде се намират границите Ви? Какво не може да направи една услуга за събиране на вземания?
Юлиан: Да дадем пример: Търсят се допълнителни разходи. Да кажем че превозвач иска да събере разходи за престой, които са били договорени по телефона с възложителя, но ги няма в договора. Нашият съвет: Винаги договаряйте допълнителните споразумения писмено. Тогава за всички търговски партньори е ясно кои услуги и разходи са включени в поръчката. Понеже ние можем да преговаряме само за договорени разходи, които са били включени в транспортната поръчка, или за щети, които са потвърдени и доказуеми.
На кои езици можете да помагате на киентите?
Юлиан: Ние се грижим за клиентите си на 27 езика. Основната част от работата е на немски, но в екипа имаме служители, които имат за майчин език 26 други езика. Македонски предлагаме само писмено.
Колко време продължава обработката? А кога приключва събирането на вземанията?
Юлиан: Тъй като всеки случай се проверява поотделено, не може да бъде даден универсален отговор. Ние се стремим да разрешим проблема възможно най-бързо, но за това е необходима комуникация и с двете страни. Трябва да бъдат поискани документи, след което да бъдат проверени, след това - отново поискани и отново проверени. Това е важно, за да можем да работим без пропуски. Понякога има основателно насрещно искане. Тук ние можем да го проверим и да издействаме плащането на разликата. Ние обработваме всеки случай толкова време, колкото е необходимо, така че да можем да помогнем на кредитора. Към това спада също договарянето на разсрочване на плащането или разсроченои плащания, ако клиентът е съгласен с това.
Каква е работата с клиентите?
Дениз: Всеки случай, всеки клиент е различен. Някои клиенти сътрудничат много, а някои са груби, но това е по-скоро изключение. Обикновенослед това се извиняват веднага по телефона. На тях им е неудобно, че фактурата не е била платена. Някои благодарят възторжено, че парите им са били събрани.
Какви качества трябва да има човек като служител, който се занимава със събирането на вземания?
Юлиан: При всяко положение спокойствие. Човек трябва да остане професионалист. Също са необходими комуникативност и прилежност. При нас отчасти става въпрос за работа с документи, тогава когато се налага да се събират документи, да се подготвят и да се систематизират.
Какво Ви очарова в работата Ви? Какво прави работата вълнуваща?
Джефри: Работата е разнообразна всеки ден. Как различно реагират хората при едни и същи обстоятелства – когато става дума за пари, при някои хора става въпрос за принципи. Тогава дискутират повече за 25 евро, отколкото за 25 000 евро. Тогава вече не е важно колко е голяма сумата, а това да отстоиш правотата си. Да можеш да помогнеш в такава обстановка е радостно.
Дениз: Важно е да можеш да помогнеш на другите. Измежду нашите клиенти най-вече малките фирми са много благодарни за помощта, която получават. Понякога дори става въпрос за несъбрани вземания за големи суми, които са жизненоважни за оцеляването на нашите клиенти, и които ние събираме за тях.
Юлиан: Няма случай, който да е точно като останалите. Има модел за обработването на случаите, но всеки случай е разбира се различен. Това прави работата напрегната. Ние управляваме качеството, грижим се за клиентите, управляваме конфликтите и сме специалисти в комуникацията. Това гарантира удовлетвореността на клиентите и ни се отплаща.
Дениз: Ние сме медиатори и решаваме конфликти. Този начин на работа се е утвърдил от много години и се приема добре от нашите клиенти. Междувременно почти 20% от клиентите на TIMOCOM използват тази услуга също и поради това, че разходите за управлението на събирането на вземания са по-малки в сравнение с тези на другите агенции за събиране на вземания. В 86% от случаите ние успяваме и през последната година бяхме посредници по събиране на просрочени задължения на стойност повече от 33 милиона евро. Това ни показва, че сме наистина полезни за нашите клиенти.
Когато търсите помощ при неплатени фактури, международната услуга по събиране на вземания на TIMOCOM ще Ви помогне.
[Информирайте се сега за събирането на вземания]
Това също може да е от интерес за Вас:
Седемте най-често задавани въпроси за събирането на вземания в логистиката
Вашите права и задължения при забавени плащания обяснени накратко
Забавено плащане: Какво да направя, когато клиентите не плащат?